ペーパーレス化を推進する電子帳簿保存法の要件を満たすため、デジタルデータで受領したPDFファイルは紙に印刷して保存するだけでは不十分な場合がある。ダウンロードしたPDFファイルは、取引年月日、取引先名、金額をファイル名に含めるなど、検索性を確保した状態で社内ストレージやクラウド会計サービスへ保存することが求められる。
さらに、データの改ざん防止措置やタイムスタンプの付与、または改ざん防止に関する事務処理規程の運用が必要だ。日々の経費精算フローにおいて、電子データとして受領した明細を適切にシステムへ流し込む体制を整えておくことが、税務調査時のトラブルを未然に防ぐ防壁となる。
