使用する封筒の規格や筆記具、内部のファイリングにも明確な基準が存在します。細部の選定ひとつで、ビジネス文書に対する取り扱いの丁寧さが明確に伝わります。
封筒のサイズは、A4用紙を折らずにそのまま収納できる「角形2号（または角A4）」を選択します。色は清潔感があり中身が透けにくい二重構造の「白色封筒」が鉄則です。事務書類によく使われる茶封筒は、コストを抑えた社内連絡用や納品書送付用という印象が強く、正式な応募書類を包む用途としては適切ではありません。
筆記用具には、水に濡れても滲まない黒の油性サインペンを使用します。細い油性ボールペンでは封筒の大きさに文字が負けてしまい視認性が低下するため、適度な太さを持つサインペンが最適です。表面の「履歴書在中」の文字は、定規を用いて四角い枠線を引き、赤の油性サインペンで丁寧に記載します。
封筒内には、書類の折れ曲がりや皮脂汚れ、急な雨濡れを防ぐため、新品の無色透明クリアファイルを必ず使用します。色付きや柄物、企業のロゴが入ったノベルティファイルの使用は避けてください。書類を重ねる順番と向きは以下の通りに統一します。
- 1番上：履歴書（顔写真がある面が表・上側）
- 2番目：職務経歴書（複数枚ある場合はクリップで留めず重ねる）
- 3番目：その他の提出書類（ポートフォリオ、同意書、推薦状など）
なお、手渡し時に添え状（送付状）は原則として不要です。添え状は「同封書類の明細を郵送先へ知らせるための挨拶状」であるため、本人が対面で手渡しする場に添えるのは不自然とみなされます。添え状を省略し、直接口頭で挨拶を述べるのがスマートな対応です。
