ビジネスマナーにおいて、メール1通あたりの添付ファイル容量は「2MB〜3MBを目安とし、最大でも5MB未満に抑える」ことが長年デファクトスタンダードとして共有されています。通信回線が飛躍的に高速化した現在も、この基準が堅持されているのには明確な理由が存在します。
第一に、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末での閲覧負荷です。外出先でテザリングや従量制モバイル回線を利用しているビジネスパーソンにとって、予告なく送りつけられる数十MBの添付ファイルは、通信パケットの過剰消費や端末の動作遅延を招く「実害」となります。
第二に、過去に日本企業で蔓延した「PPAP（パスワード付きZIPファイルとパスワードの別送）」の完全廃止が進んだ影響です。現在では暗号化ZIPファイルをマルウェア対策ソフトが検知できずにすり抜けるリスクを避けるため、ZIP添付そのものをゲートウェイで自動遮断する企業が急増しました。安易なファイル圧縮zip化による容量削減は、かえってメールの未達リスクを高める結果となっています。
