社外向けの異動挨拶メールにおいて、最も頭を悩ませるのが「送信時期」です。基本ルールとして、社内での公式辞令発令（公表）後、異動日の2週間前から遅くとも1週間前までに送信するのが鉄則とされています。
内示が出た段階でフライング送信することは、社内規定違反や情報漏洩トラブルにつながるため厳禁です。必ず社内で対外的な公表が許可された日以降にスケジュールを組みます。特に引き継ぎ業務が発生する重要クライアントに対しては、メール送信後にオンラインミーティングや対面での後任挨拶を設ける期間を考慮し、余裕を持った日程設定が求められます。
有給消化などを挟んで最終出社日が実際の異動日より大幅に前倒しになる場合は、「最終出社日の1〜2週間前」を目安に送信します。メール文面には「正式な異動日は〇月〇日付ですが、有給休暇取得のため〇月〇日が最終出社となります」と明記しておくことで、最終出社日直前の急な連絡や業務の滞留を防ぐ配慮が伝わります。
