封筒の表面に記す「書類在中」という文言は、郵便物の専門用語で「外脇付け（そとわきづけ）」と呼ばれます。これは開封する前に「どのような性質の書類が入っているか」を受取人や仕分け担当者へ瞬時に伝えるための添え字です。チラシやダイレクトメール（DM）と誤認されて廃棄されるリスクを防ぎ、開封の優先順位を上げてもらう実務上の目的があります。
記載位置には明確な定位置が存在します。一般的な和封筒（縦長）の場合、宛名や住所を書き終えた後、「表面の左下」に配置するのが標準ルールです。宛名の文字よりも目立ちすぎず、かつ郵便局の消印スタンプやバーコード印字（下部余白）と干渉しない位置として定着しています。
具体的な封筒サイズ別の書き分けは次の通りです。
- 角形2号封筒（A4サイズが折らずに入る封筒）：
就活の応募書類や契約書で多用される角形2号では、宛名（会社名・氏名）を中央に大きく書いたうえで、左下の余白（下端から約2〜3cm、左端から約1.5〜2cm浮かせた位置）に「書類在中」と縦書きで記載します。全体の面積が広いため、小さすぎると見落とされ、大きすぎると品位を損なうため、宛名の3分の1程度の文字サイズが適切です。 - 長形3号封筒（A4用紙を三つ折りで封入する封筒）：
請求書や一般的なビジネスレターで使われる長形3号でも、同様に左下へ縦書きで記載します。切手を貼る左上部分と対角線上に位置するため、視覚的なバランスが最も安定します。 - 横書き封筒（洋封筒や横向き利用）：
案内状や海外取引などで封筒を横書きにする場合は、宛名の下、あるいは「右下」に横書きで記載するのが通例です。切手が右上に貼られる日本の郵便ルール（横長配置時）を考慮し、右下または左下の空きスペースへバランス良く収めます。
