施設を借りて展示を行うための予約方法と申し込み手順には、公立施設特有の明確なルールが存在します。運営元の公益財団法人西宮市教育文化振興財団では、公平性を保つために定期的な「利用調整会議（抽選会）」を実施しています。
一般的な申し込みフローは以下の通りです。
1. 利用希望時期の確認と受付：利用希望年度の定められた時期（通常、利用日の半年前から1年前にかけて実施される一斉受付）に申請を行います。
2. 抽選・日程調整：希望日が重複した場合は抽選により利用枠が決定されます。市内団体・市民が優先される枠組みが整えられています。
3. 空き室の先着予約：抽選会終了後に空いている枠については、窓口や専用システムを通じて随時先着順での予約が可能となります。
4. 利用申請書の提出と料金支払い：指定期日までに正式な利用申請書を提出し、施設利用料金を納付することで予約が完了します。
特に春や秋の行楽・文化シーズン（10月〜11月、3月〜4月）はサークルや団体の予約が集中するため、抽選スケジュールを事前に財団の告知で入念に確認しておくことが成功の鍵を握ります。
