個人の注意力だけに頼る防衛策には限界がある。人間のうっかりミスをシステム側で機械的にブロックする二重三重のセーフティネット構築が不可欠だ。
クラウド型メールの代表格であるGmailでは、送信ボタンを押した直後に最大30秒間送信を一時留保できる「送信の取消」機能が標準で用意されている。また、外部ドメインのアドレスが大量に含まれている場合に自動でポップアップ警告を表示させるアドオンツールの導入も有効だ。
エンタープライズ領域で広く普及しているMicrosoft Outlookにおいては、仕訳ルールを活用して「送信ボタンを押してから1〜2分後に実際に出荷する」という遅延送信ルールを設定できる。送信直後に「宛先欄を間違えた！」と冷や汗をかいた経験がある者にとって、このわずか数十秒の猶予が会社を救う防波堤となる。組織全体として、送信前のチェックリスト表示を強制するセキュリティプラグインの導入を進める企業も増えている。
