社外との日程調整で最初に読まれるのが「件名」です。多忙な相手は1日に数十通から数百通のメールを受信しているため、件名を見た瞬間に「誰から」「何の目的で」「自分が何をすべきか」が把握できなければ、開封が後回しにされてしまいます。
相手の手を煩わせないためには、【ご相談】や【日程調整のお願い】といった角括弧を用いた要件の明記に加え、社名と氏名を件名末尾に入れるのが鉄則です。
▼ 開封率と返信スピードを高める件名パターン
- 【日程のご相談】新サービス導入に関するお打ち合わせ（株式会社〇〇・山田）
- 【候補日のご提案】業務提携に関する面談のお願い（株式会社〇〇・山田）
- 【日程確定】〇〇プロジェクト進捗確認ミーティング（株式会社〇〇・山田）
また、社外向けマナーとして欠かせないのが、商談の前提条件を過不足なく提示することです。会議の所要時間（30分〜1時間など）、開催形式（ZoomやGoogle Meet等のオンラインなのか、相手先訪問なのか）を冒頭で明示することで、相手は自社の会議室手配や前後の移動時間を踏まえたスケジュール判断をスムーズに行えます。
